Bedienungsanleitung - Alles was Sie wissen sollten
07.03.2021 - Max Hoehle
Welche Bedeutung verbirgt sich hinter dem Begriff? Woraus resultiert eine Verpflichtung zur Erstellung einer Betriebsanleitung und welche Bestandteile dürfen bei der Erstellung nicht fehlen? Hier werden die wichtigsten Fragen beantwortet...
Der Gesetzgeber verpflichtet die Hersteller von technischen Produkten, eine Betriebsanleitung oder Bedienungsanleitung zu erstellen. Die Anleitung ist Bestandteil des Produktes. Sie soll den Anwender in die Lage versetzen, das Produkt gefahrlos zu nutzen. Dazu muss der Hersteller zunächst im Rahmen einer Gefährdungsbeurteilung feststellen, welche Risiken vorhanden sind. Anschließend muss er die Risiken minimieren und in einer Technischen Dokumentation festlegen, wie die verbleibenden Gefährdungen zu vermeiden sind. Fehler in der Anleitung können zur Haftung für Gesundheits- und Sachschäden führen, die der unsachgemäße Umgang mit dem Produkt verursacht hat.
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Was bedeuten die Begriffe Betriebsanleitung und Bedienungsanleitung?
Oft werden die Begriffe Bedienungsanleitung und Betriebsanleitung mit der gleichen Bedeutung verwendet. Rechtlich gesehen unterscheiden sie sich auch nicht. Rechtsvorschriften und Normen verwenden häufig die allgemeineren Bezeichnungen Nutzungsinformationen oder Gebrauchsanleitungen.
Bedienungsanleitungen sind eher die Unterlagen, die für private Verbraucher bestimmt sind. Diese Unterlagen enthalten hauptsächlich Hinweise zum sicheren Gebrauch und zur Pflege der Geräte oder Maschinen. Will man eine Bedienungsanleitung erstellen, muss man sich darüber im Klaren sein, dass der Leser in der Regel ein technischer Laie ist.
Betriebsanleitungen richten sich vor allem an gewerbliche Nutzer von Maschinen und Anlagen. Diese Technische Dokumentation ist meistens umfangreicher. Sie umfasst neben den Vorgaben für die Bedienung auch Informationen zur Montage, Installation und Instandhaltung. Bei der Erarbeitung kann man voraussetzen, dass der Leser über Fachwissen verfügt.
Woraus resultiert die Verpflichtung, Betriebsanleitungen zu erstellen?
Rechtliche Grundlagen für die Verpflichtung, Betriebsanleitungen zu erstellen, sind in Deutschland
das Produktsicherheitsgesetz (ProdSG) und die Maschinenverordnung (9. ProdSV). Sie beruhen auf der Maschinenrichtlinie der Europäischen Union (Richtlinie 2006/42/EG).
§ 3 der Maschinenrichtlinie beschäftigt sich mit den Voraussetzungen für die Bereitstellung von Maschinen und ihre Inbetriebnahme. Dort steht, dass der Hersteller oder ein Beauftragter die erforderlichen Informationen zur Verfügung stellen muss. Zur Gestaltung und zum Inhalt verweist der
§3 auf den Anhangs I der Maschinenrichtlinie, der ausführliche Angaben zu diesem Thema enthält.
Welche Bestandteile enthält eine Betriebsanleitung?
Betriebsanleitungen enthalten zunächst Informationen, die dem Nutzer die Zuordnung zum Hersteller und zur Maschine ermöglichen. Das sind zum Beispiel:
Herstelleradresse Maschinenbezeichnung Typen- und Seriennummern Baujahr,technische Daten (Anschlusswerte, Leistungsaufnahme, Gewicht, Gesamtabmessungen)
Zu den allgemeinen Angaben für die Maschine gehören weiterhin Informationen zur bestimmungsgemäßen Verwendung, die konkrete Warnung vor möglichen Fehlanwendungen und die Aufzählung der Sicherheitsvorkehrungen und Schutzmaßnahmen, die bei der Montage, Installation, Bedienung und Wartung einzuhalten sind. Darin eingeschlossen ist die Erläuterung von Sicherheitskennzeichen an der Maschine.
Weiterer wesentlicher Bestandteil ist die ausführliche Beschreibung aller Arbeiten, die im Zusammenhang mit der Maschine anfallen:
Transport, Montage, Installation Inbetriebnahme
Bedienung (einschließlich Angabe der benötigten Hilfsmittel und Betriebsstoffe) Verhalten bei Störungen
Instandhaltung (einschließlich einer Ersatz- und Verschleißteilliste) Demontage und Entsorgung.
Wenn für die Arbeiten Schaltpläne oder technische Zeichnungen benötigt werden, sind auch diese Bestandteil der Betriebsanleitung.
Wie geht man vor, um eine Bedienungsanleitung zu erstellen? Welche Normen gilt es einzuhalten?
Grundlage für den Inhalt einer Betriebsanleitung sind die Standards und Normen, die für das
Produkt gelten. Die Erarbeitung selbst erfolgt nach den Vorgaben für die Gestaltung der Technischen Dokumentation. Dabei helfen konkrete Standards wie:
IEC/IEEE 82079-1:2019 für Grundsätze und allgemeine Anforderungen an Gebrauchsanleitungen.
ISO 20607:2019-06 mit Gestaltungsgrundsätzen für Betriebsanleitungen, Schwerpunkt Sicherheit von Maschinen.
EN ISO 7010 mit einer Übersicht über Sicherheitskennzeichen und grafische Symbole.
Ist die Betriebsanleitung erstellt, folgt eine formale und inhaltliche Prüfung auf Rechtskonformität, Normenkonformität und Vollständigkeit. Daran schließt sich ggf. eine Überarbeitung an.
Je nach Umfang der Betriebsanleitung empfiehlt sich die Nutzung von geeigneten Formaten und Tools. Beispielsweise lassen sich in Word erstellte Texte in den Adobe FrameMaker überführen, der die Erstellung von Druckausgaben optimiert.
Produkte, die auf dem internationalen Markt angeboten werden, benötigen Betriebsanweisungen in der jeweiligen Landessprache. Deshalb sind häufig Übersetzungen in verschiedene Fremdsprachen erforderlich. Hierbei hilft die DIN EN ISO 17100:2016-05 "Übersetzungsdienstleistungen - Anforderungen an Übersetzungsdienstleistungen" weiter, die Auskunft über optimale Arbeitsabläufe und Qualitätsanforderungen gibt.
Wie lässt sich eine benutzerfreundliche Bedienungsanleitung erstellen?
Eine Bedienungsanleitung sollte immer benutzerfreundlich gestaltet sein. Dabei hilft eine einfache klare Sprache. Sind selten gebrauchte Fachwörter unvermeidlich, können sie in einem Nebensatz kurz erklärt werden.
Ein Inhaltsverzeichnis für mehrseitige Dokumente, kurze Absätze und deutlich hervorgehobene Überschriften erleichtern die Orientierung. Das ist besonders dann vorteilhaft, wenn Nutzer Antworten auf konkrete Frage suchen.
Abbildungen der Maschine, aus denen die Lage der Bedienelemente und Anschlüsse ersichtlich ist, sind in einer Betriebsanleitung unverzichtbar. Bei der Beschreibung von Arbeitsabläufen führen anschauliche Bilder zu einem besseren und schnelleren Verständnis als das bei einem Fließtext der Fall ist.
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